営業が出張に行く場合、ホテル代や電車代を従業員本人に立て替えてもらって出張終了後に経費精算するシステムをとっている場合、長期出張をすると従業員の負担が立て替え負担が大きくなる場合があります。そのため、概算の金額を仮払いして、出張終了後に差額精算をするというシステムを採ることが多いです。これが仮払金制度です。これにより従業員は立て替え負担の不安から解放されますが、会社にとっては一つリスクを抱えることになります。それが精算遅れのリスクです。特に決算期をまたぐ時などは経理担当者は困ってしまいます。出張から戻った後2日以内に精算すること等のルールを決めても守らないと決算にも影響がでるというリスクがあります。特に忙しい営業の人ほど仮払金が必要となり、悪気はなくても精算するタイミングが見つからないほど出張する人の場合は非常に困ります。

経費精算する時の領収書

会社が必要なものを自分が立て替えて購入した時は、会社に戻ったあとで経費精算をすることで立て替えたお金を返してもらいます。この精算を行う時には経理の担当者から領収書の提出を求められるはずです。会社としても証拠書類を確認することで購入の事実の裏付けをとって従業員にお金を渡す必要がありますし、税法等の観点から会社の取引の証票は保存する義務があるためです。税法では基本的には5年間の保存を要求しています。この領収書ですが、レジから出てくるレシートではだめなのでしょうか?結論としては問題ありません。宛先が書いてないだけですので、その辺りを裏にメモすれば、別途作成してもらい「品代」などと記載される領収書よりも買い物の内訳がわかるレジから出るレシートの方がよっぽど役に立ちます。そのレシートも「領収書」と書いてあるものが多いです。

経費精算を部署別に行うシステム

小さな会社であれば、営業の人などが仮払金を受け取って出張から帰ってきて精算をする時は経理の担当者のところに行ってやればいいでしょう。しかし大きな会社になると、その出入りが非常に激しく、経理の担当者がさばききれる量を超えてしまう場合があります。その時は、営業の課ごとなど、それぞれの職場の出先金庫を設定します。これが小口現金と呼ばれる経費精算のシステムです。小口現金を置くことにより、経理がお金の出し入れのたびに大金庫を開け閉めする必要がなくなります。この部署別に置かれた小口現金(手提げ金庫などで管理することが多いです。)はいわば部署ごとの金庫なのです。それぞれの部署で立て替え精算が発生したらこの小口現金から支払います。一定期間後に、小口現金がいくら減ってその内訳はなんだというのを経理の担当者に報告し、補充を受けるのです。

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